会議を1時間に設定するのはやめましょう

　

　

　99U：ベンチャーキャピタリストのBrad Feld氏は、世の中で会議の時間が1時間と設定されていることが多いからと言って、それに諾々と従ったりはしません。彼は、話し合うべきことが終わっているのに、設定された会議時間が過ぎないと会議を終えることができないから、生産性が低下することに気づきました。

「1時間の会議を予定した場合、たとえ1時間も必要ない場合にもかかわらず、大抵の人は設定された通りの時間を使ってしまいます。私にしてみれば信じられないことです。とりわけ役員たちが会議のために出張して来ている取締役会が3時間と設定されている場合、参加者たちは、その3時間が過ぎるのを退屈しながら待っているものです。

　スケジュール管理ソフトの会議設定の既定値が1時間だから、もしくは1回ごとに1時間の会議をするのが組織の慣例だからといって、その現状を疑問視しない理由にはならないでしょう。情報があふれ、従来以上に時間が大切になっているこの時代において、不必要に長い会議は最大の時間泥棒なのです。

　Feld氏は現在、すべての予定を30分単位で設定しています。

　「私は会議や打ち合わせの時間を、60分、15分、5分、45分、37分刻みに設定してすべて試してみましたが、うまくいくと思ったのは30分だけでした。

　15分刻みでスケジュールを立てると、どうしても1日の予定が多くなりすぎるため、へとへとに疲れ果ててしまいます。

　30分より長くした場合は、会議が終わるのを退屈しながら待つことになりました。どんなタイプの会議を行う場合でも、30分が理想的な時間のようです」

　もし会議をしている相手方が、会議はできるだけ簡潔で要点を押さえたものであるべきだと気づいていない場合はどうでしょうか？　Feld氏はこういう時、自分が主導権を握って問題を解決します。

　「そういう場合、用件が終わり次第、私は話に割り込んで会議を終了させてしまいます。30分の時間しかない場合、前置きや近況報告で時間を無駄にする余裕はありません。

　だれかが前置きや近況報告から始めた場合は、私は『何をお考えですか？』と割り込みつつ可能な限り丁寧に尋ねます。

　電話の場合も、雑談はできる限り少なくして、すぐ用件に入るようにしています。そうすれば、5分後に終われば、『25分間は好きなことができるぞ』と嬉しい気分にひたることができます」

　会議の時間管理を上手にすれば、会議によって仕事の効率を下げられることはなくなります。少なくとも会議が終わった後に「本当に1時間も会議をする必要があったのだろうか？」などと自問しないですむように心がけましょう。

　Stop Having One-Hour Meetings｜99U

　Allison Stadd（原文／訳：コニャック）Photo by Shutterstock.

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