デキる企業ではもう当たり前、会議を「任意参加」にするメリット

　

　

　あなたの勤めている会社で、すべての会議が任意参加になったとしたらどうでしょう？　想像してみてください。どんな会議にも、出席を強要されなくなるのです。このルールが適用されたら、どれだけの無駄な会議がなくなると思いますか？　実は現在、こうした動きを見せる賢い企業が増えています。

　ソフトウェア企業であるAtlassianのインフォグラフィックによると、標準的な企業の従業員は、1カ月間で31時間を会議に費やしていますが、そのうち少なくとも50％の会議は、完全な時間の無駄だと思われているそうです。91％の人は、少なくともいくつかの会議でボーッとしたことがあり、75％は隠れてほかの仕事をしたことがあり、39％は居眠りをしたことがあるそうです。さらに、こうした不必要な会議による損失額は、年間で実に370億ドルにも達します。

　管理職クラスの場合も、大差はありません。コンサルティング会社Bain & Companyの調査によると、標準的な管理職は、1週間につきほぼ丸1日ぶんを会議で無駄にしており、上級役員クラスになると、終わりの見えない、極めて退屈で、非効率的ないくつもの会議のために、1週間の労働時間のうちなんと40％を費やしています。しかもこの数字には、会議前の準備や、会議後に文書を作って電子メールで送るなどの作業に費やされる無駄な時間は含まれていません。

　仕事を片づけるには、もっと良い方法がある

　前時代の経営実務が骨の髄まで染みついている経営陣なら、こうした批判を受けてもなお、「時間の無駄が生まれてしまうのは残念だが、会議は、なくてはならないコミュニケーション手段だ」と言うでしょう。しかし、そんな主張に根拠はありません。どの業界を見ても、会議をなくしても十分に機能している企業の数は急増しています。中には、30年以上もこうしたやり方を続けている会社もあります。こうした成功のトレンドから言えることは、会議を完全撤廃するか、少なくとも任意参加にするよう検討すべきだ、ということです。実際に、多くの企業がこの方向に舵を切っています。

　米国の半導体メーカーのIntel社では、「明確な目的がない限り誰も会議を開けない」という強制的なルールを課しました。Lenovoの場合は、どんな会議であっても、あさっての方向に向かいだしたらスタッフが打ち切って良いことにしました。ほかにも多くの企業で、会議は任意参加になっています。…