朝イチに決めたい！仕事の効率を高める「タスクの優先順位づけ」のコツ

　

　
　

　急な仕事が舞い込んだり、打ち合わせが予想以上に長引いたりして、なかなか仕事が手につかず、終業時に「あれ、今日って何してたっけ？」となってしまうことはないだろうか？

　

　さぼっていた訳ではないのに、何もできていない日が続いていたら要注意！　なんとなく舞い込むタスクばかりこなしていては、気がついたら何の成果も出せず、評価がガタ落ちになってしまうことも。

　

　そうならないためにも、あなたにとって“やるべき仕事”をしっかり整理する必要があるだろう。

　

　そこで今回は、企業で研修・教育を担当してきた筆者が、出社したら朝イチですぐに決めたい、“タスクの優先順位の付け方”のコツをご紹介しよう。

　
　

　■1：顧客対応が最優先

　

　スティーブン・R・コヴィー博士による有名な著書『7つの習慣』に出てくる“時間マトリクス”をご存知だろうか？　重要度と緊急度をそれぞれ軸にとり、4つの領域の中に自分が持つタスクを当てはめ、優先順位を決めるという方法である。

　

　そうはいっても、「まず何が重要で緊急なんだっけ？」と、優先順位の付け方が分からない人もいるかもしれない。そこでまず一番に考えてほしいのは、“顧客が第一”という視点である。顧客のクレーム、要望への返信など、顧客対応は“緊急かつ重要なタスク”であることは間違いない。

　

　まず最初に、顧客に対してやらなければならないタスクを一番に片付けよう。

　
　

　■2：ボールは手元に残さない

　

　タスクの中には、自分だけで終わらせられないものが含まれる。例えば、「○○のデータを××さんからもらわないと、この先の集計が進められない」など、誰かに依頼が必要なケースである。

　

　この場合は、すぐにメールなどを送り、朝イチで依頼事を片付けてしまおう。ボールは手元に残さないのが鉄則である。

　

　ただし、相手に依頼をする時は、期限を設定して依頼することを忘れずに。

　
　

　■3：集中する時間を確保

　

　今すぐ必要な対応や、誰かの返事待ちのものなどが手から離れたら、残っているのは時間がじっくり必要なタスクではないだろうか？

　

　このようなタスクには、集中して時間を確保することが望ましい。なぜなら、途中で邪魔が入ったりすると、また考えなおさなければならず、非常に効率が悪いからだ。

　

　その場合は、自分のスケジュールに予定を組み込んでしまい、他の予定を入れられないようにしよう。

　

　できれば場所を変えたりして、集中できる空間で、“どこまでやるか”目標を定めてやり切ることができるように工夫すると、なかなか進まない仕事もはかどるだろう。

　
　

　以上、出社したらすぐに決めたい、タスクの優先順位の付け方のコツをご紹介したが、いかがだろうか？

　

　朝は一番集中力があり、仕事がはかどる時間である。その時間のうちに、1日を効率的に過ごせるよう、優先順位をしっかり決めるクセをつけるようにしよう。