下手すれば訴訟にも！「ビジネス書類の発送」で注意すべきポイント3つ

　

　
　

　郵便物の発送作業。『BizLady』読者ぐらいにもなれば、後輩社員に任せるような仕事だろう。しかし、その後輩にきちんとした郵便物発送のポイントを教えられているだろうか？

　

　“個人情報”に今ほど厳しくなかった時代に新卒研修を受けた年代の人は、意外と見落としているポイントが多いものだ。後輩社員の失敗が大きな問題につながれば、それは先輩であるあなたの責任になるかもしれない。

　

　今回は、“ビジネス書類”を発送する際の要注意ポイントを3つ、お伝えしよう。これを機に、今一度基本に立ち返り、“郵送物を発送するときの留意点”を確認しておいてほしい。

　
　

　■1：どの方法で送るかをよく考える

　

　給与情報などの個人情報はもちろん、健康診断の結果などの機微情報、重要な契約書などはポストに届けられる方法ではなく、必ず本人の手に渡る方法を選びたい。

　

　これは郵便物の中身が何であるかを知らなければできないことなので、後輩社員に指示するときは、この書類がどういうものなのかを伝えるか、発送方法を確実に指定するようにしたいところ。

　

　“信書は送れない発送方法”なども、意外と新入社員は知らないので、教えておくべきことだろう。

　
　

　■2：何を送ったかを記録しておくこと

　

　ビジネス書類を発送する際は、“いつ、誰宛に、どんな書類を、どの方法で送ったか、追跡番号”を控えておくこと。控えの書類は廃棄せず、必ずファイリングしておくことが重要だ。万が一相手から「書類が届かない」と言われたときに、この情報がまとまっていると安心。発送を依頼した会社にその旨を伝えれば、書類がどこでとまっているかを調査できる。

　

　相手が受領時にサインをする方法なら、万が一間違ったところに届けられていたときでも追跡できる。まれに郵送事故で、運送中に紛失されることも無きにしもあらずだが、それでもどこの発送ポイントまでは確認できたかと調べられ、万が一のときも被害を最小限におさえられることだろう。

　
　

　■3：封入する前にはダブルチェックの習慣を

　

　一番よくありがちな人的ミスが、「相手を間違えて配送してしまう」という、いわゆる“誤送”だ。Aさんに送るべき給与明細をBさんに送ってしまったとしよう。BさんはAさんが給料をいくらもらっているかという個人情報を知ることになり、誤送した本人は“個人情報を漏えいした”ということになってしまう。

　

　どんなに気を付けていても、人間のすることには間違いが起こる。横に座っている人でよいので、封入前に必ず、内容物と送り先が一致していることを確認してもらうようにしよう。…