総務の仕事――夏（7～9月）

　

　前回は、4月～6月の春の総務の仕事を紹介しました。今回は、7月～9月にかけての夏季の仕事を紹介します。
　
　　この3カ月の間には「全国安全週間」「防災週間」「秋の全国交通安全運動」などが実施されます。これらを契機として、日頃なおざりにされがちな職場の安全点検をお勧めします。
　
　●車両管理のルールを見直す
　
　　会社保有の車両については、総務が保険関係を管理し、車両点検等については、道路交通法に基づく安全運転管理者を設けて管理をしている会社が一般的です。
　
　　盲点になりがちなのがマイカーによる通勤です。マイカー通勤の社員が事故を起こすと、会社が民法の使用者責任を問われたり、自動車損害賠償保障法の運行供用者責任を問われたりしかねません。
　
　　会社としては、日頃からマイカー通勤の社員に公私の区別を明確にすることを求め、就業規則・車両管理規程・マイカー通勤規程を整備して、会社に無用の責任が及ばないようにすべきです。
　
　（1）マイカー通勤規程の整備
　
　　マイカー使用を通勤のみに限っている場合と、業務用としての使用も認める場合とでは、規程に盛り込む文言が異なります。
　
　　一般的な条項に加えて、これだけは加える必要があるという項目を以下に例示します。
　
　【通勤のみに限って認める場合】
　
　・許可の基準と申請の手続き
　
　・業務使用の絶対禁止事項
　
　・同僚等の同乗禁止事項
　
　・会社駐車場の供与の有無
　
　・事故について会社は責任を負わないことの明示
　
　・通勤手当の支給方法
　
　【便宜的に業務使用を認める場合】
　
　・業務に使用する場合の許可基準と決裁者
　
　・マイカーへの会社名表示禁止
　
　・事故発生時の届け出ルール
　
　・業務使用中のガソリン代等の負担
　
　・事故の責任と会社の求償権
　
　（2）申請の手続きと許可証の整備
　
　1. マイカー通勤許可申請書・誓約書の提出
　
　　申請書の提出時に、運転免許証（写）・自動車検査証（写）・自動車保険証券（写）を添付して、所属長経由で総務に提出させます。
　
　　誓約書は、申請書と一対のものとして提出を受けることで、規程の遵守義務と事故時の損害についての自己責任を明確にします。
　
　　この申請書のなかに、マイカー通勤の許可基準と自動車保険の加入基準を明記しておきましょう。
　
　2. マイカー通勤許可証の発行と有効期限の明示
　
　　マイカー通勤を許可した車両には、社員名、車種、登録番号、有効期限を明示した許可証を発行し、使用車両の目立つところに掲示させます。
　
　　有効期限は、年度ごとに許可証の色を変えて、更新の有無が一目で確認できるようにします。…